E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung mit Mailstore

Die E-Mail stellt für die meisten Kanzleien und Unternehmen nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen dar. Per E-Mail übertragene Informationen werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben schlicht im Postfach des Absenders oder Empfängers. Auf diese Weise entstehen über die Jahre Wissenssammlungen, die in ihrem Umfang und ihrer Qualität einmalig sind.

Nur die Kanzleien und Unternehmen, die in der Lage sind, dieses Wissen langfristig zu sichern und effizient zu nutzen, werden auf Dauer entscheidende Kostenund Wettbewerbsvorteile erzielen können. Zudem kann nur so die Grundlage für die Erfüllung verschiedenster gesetzlicher Anforderungen geschaffen werden.

Was muss archiviert werden?

Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, § 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht archivierungspflichtige E-Mails in der Praxis oft nicht möglich. Aus diesem Grund werden in der Regel sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails archiviert.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Fristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

In Anbetracht der Masse der E-Mails ist eine zuverlässige Kategorisierung mit vertretbarem Aufwand kaum möglich. Oft werden aus diesem Grund alle E-Mails mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Welche Anforderungen werden an die Art der Aufbewahrung gestellt?

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend.

Als Mailstore Partner sorgen wir für die Integration des E-Mail Archivsystemes in Ihre gesamte DV Lösung.